Как писать письма? Пять правил деловой переписки

Сегодня все больше и больше рабочих вопросов решается посредством электронной переписки. А сколько писем ежедневно мы отправляем в спам? Некоторым контактам мы отвечаем, а чьи-то письма просто игнорируем. Как писать так, чтобы ваши письма не просто читали, но чтобы они работали на вас?

Книг об успешной деловой переписке написано немало, много проводится семинаров и тренингов, но они чаще всего руководствуются в большей или меньше мере набором чудесных правил, который доступен каждому из нас. Если ему следовать, то ваши письма не будут улетать в корзину, а будут зарабатывать для вас деньги, так как речь идет именно о рабочей переписке.

Вот этот чудо-набор из пяти правил:

1. Пишите вежливо. Пожалуй, 90% успеха — это вежливое общение в переписке по электронной почте. Не забывайте использовать «пожалуйста», благодарить и демонстрировать словами вашу открытость и готовность сотрудничать. Хамов нам хватает и на дороге, не так ли? В каждом письме получатель видит вас только посредством букв, пусть они будут в вежливом сочетании и передадут за вас самое главное сообщение на позитивной ноте.

2. Стройте дом в каждом письме. Ведь если не заложить фундамент, у дома крыша поедет. Такой же принцип работает и в электронной переписке. Сначала фундамент, потом сам дом и крыша. Сначала задаете вопрос или задачу — это наш фундамент; потом предлагаете решение — это тело письма; потом призываете к действию или реакции на ваше письмо — это крыша. Чтобы крыша не съезжала от ваших писем, не начинайте их с нее самой.

3. Приветствуйте получателя письма. Многие часто опускают имя получателя, экономя время. Но неужели сложно написать «Вася» в начале письма? Расходуете секунду, а получаете человека, уже сфокусировавшегося и во внимании.

Читайте также  Как водный туризм объединяет поколения?

Все просто. Вы приходите на рынок, где у прилавка с фруктами большая очередь на сезонную клубнику. Клубника — свежая и по хорошей цене. И каждый в толпе кричит: «Мне клубники! И мне клубники!» — и кому сколько клубники в килограммах. Покупателей много, а продавец один. А вы стоите в конце очереди. Но вам повезло, вы знаете его имя. И вы кричите: «Вася, мне клубники!» И, конечно, Вася слышит свое имя, видит вас и продает вам самую сладкую клубнику.

Мы так устроены, что наш мозг в любой ситуации особенно реагирует на наше имя. Мы слышим его с первых минут жизни и видим в первых открытках с днем рождения и всю дальнейшую жизнь. И когда среди десятка входящих писем видим письмо со своим именем, мы на нем фокусируемся намного быстрее, чем на письме без обращения по имени. Расходуйте секунду — и получите больше времени, которое контакт в письме уделит вам.

4. Насколько важно обращаться по имени, настолько же важно писать приветствие в письме. Принцип такой же, как и с именем, плюс это вежливо (не забывайте про первый пункт, он важен). Приветствуйте получателя исходя из времени написания и отправления письма. Самые комфортные глазу выражения начинаются с прилагательного «добрый» (доброе утро, добрый день или добрый вечер).

Абсолютно не допускается в успешной переписке приветствие «Доброго времени суток». Этим приветствием вы демонстрируете не только плохой тон, но и нежелание ориентироваться в мире вокруг вас. То есть у вас словно нет времени проанализировать, который час, и написать нужное словосочетание. Мы ведь не рассматриваем ситуацию, когда вы пишете письмо и отправляете его голубиной почтой, и боитесь просто не угадать нужный час, в котором контакт получит письмо? Времена голубиной почты прошли, также как и прошло время использования данного выражения.

Читайте также  Отдых «в обнимку с гаджетом»: что хочет получить путешественник?

5. Используйте контактный блок в подписи для более легкой коммуникации с вами. Всегда удобнее посмотреть телефон в последнем письме от отправителя и позвонить ему, даже если номер есть в адресной книге телефона. Возможно, кто-то использует ip-телефонию и звонит через компьютер или рабочий стационарный телефонный аппарат. Также удобно быстро найти адрес контакта, если нужно отправить курьера или заказать доставку. Будьте на связи со своим получателем письма, облегчайте ему жизнь деталями, он это оценит.

Правил успешной переписки, конечно, намного больше, чем вышеперечисленные. Но если использовать хотя бы эти пять в каждом отправленном письме, шансы получить нужный ответ увеличиваются в 5 раз. Попробуйте уже сейчас!